POLITYKA PRYWATNOŚCI SKLEPU INTERNETOWEGO QUBTRIX
§1. Informacje ogólne i Administrator danych
1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego QUBTRIX dostępnego pod adresem qubtrix.com, w szczególności Klientów, osób składających zamówienia, użytkowników formularzy kontaktowych oraz odbiorców newslettera.
1.2. Administratorem danych osobowych jest:
WooBrick sp. z o.o.
Chomranice 31
33-394 Chomranice
NIP: 7343568212
KRS: 0000771680
e-mail: kontakt@qubtrix.com
tel.: +48 518 062 282
dalej zwana „Administratorem” lub „Sprzedawcą”.
1.3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:
a) rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”);
b) ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
c) ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej;
d) innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności.
§2. Jakie dane możemy przetwarzać
2.1. W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:
a) imię i nazwisko;
b) adres zamieszkania, adres dostawy lub adres do faktury;
c) adres poczty elektronicznej;
d) numer telefonu;
e) dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, w tym nazwa firmy i NIP – jeżeli Klient żąda wystawienia dokumentu sprzedaży na przedsiębiorcę;
f) informacje dotyczące złożonych zamówień, zakupionych Towarów, sposobu dostawy i płatności;
g) informacje o statusie i przebiegu płatności w zakresie przekazanym Administratorowi przez dostawcę usług płatniczych;
h) treść korespondencji prowadzonej z Administratorem, w tym reklamacji, zwrotów, odstąpień od umowy i zapytań;
i) informacje dotyczące zgód marketingowych i preferencji komunikacyjnych;
j) dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie korzystania z serwisu oraz informacje zapisywane za pomocą plików cookies i podobnych technologii.
2.2. Dane są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności podczas składania Zamówienia, kontaktowania się ze Sklepem lub zapisywania się do newslettera.
2.3. W przypadku korzystania przez Klienta z zewnętrznych usług związanych z zakupem lub płatnością, w szczególności usług takich jak InPost Pay, niektóre dane niezbędne do realizacji Zamówienia mogą zostać przekazane Administratorowi przez dostawcę wybranej przez Klienta usługi.
§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
3.1. Realizacja Zamówienia i wykonanie umowy
Dane osobowe Klienta są przetwarzane w celu:
a) przyjęcia i obsługi Zamówienia;
b) zawarcia i wykonania umowy sprzedaży;
c) organizacji płatności;
d) przygotowania i dostarczenia Towaru;
e) kontaktu z Klientem w sprawach związanych z Zamówieniem;
f) obsługi zwrotów i odstąpień od umowy.
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.
3.2. Obowiązki podatkowe, księgowe i prawne
Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności dotyczących:
a) dokumentacji sprzedaży;
b) wystawiania i przechowywania faktur;
c) prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej;
d) wykonywania obowiązków wynikających z przepisów dotyczących praw konsumentów.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
3.3. Reklamacje i dochodzenie lub obrona roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w celu:
a) rozpatrywania reklamacji;
b) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
c) zabezpieczenia dowodów związanych z realizacją umów.
Podstawą prawną jest odpowiednio wykonanie obowiązków wynikających z umowy lub przepisów prawa, a po ich wykonaniu również art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw i dochodzeniu lub obronie roszczeń.
3.4. Kontakt i obsługa zapytań
Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem za pomocą formularza kontaktowego, wiadomości e-mail, telefonu lub w inny sposób, dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.
Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub realizacji umowy, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
W pozostałych przypadkach podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami kontaktującymi się ze Sklepem.
3.5. Bezpieczeństwo Sklepu
Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu:
a) zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania Sklepu;
b) przeciwdziałania nadużyciom i oszustwom;
c) wykrywania błędów i nieprawidłowości;
d) ochrony systemów informatycznych i danych;
e) prowadzenia niezbędnych logów technicznych.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Sklepu.
3.6. Newsletter i marketing elektroniczny
Jeżeli użytkownik dobrowolnie zapisze się do newslettera lub wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji handlowych, jego dane mogą być przetwarzane w celu przesyłania informacji o produktach, promocjach, rabatach, nowościach oraz innych materiałów marketingowych dotyczących QUBTRIX.
Podstawą przetwarzania danych w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
Wysyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej odbywa się po uzyskaniu wymaganej przepisami zgody użytkownika.
Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie, w szczególności poprzez skorzystanie z linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości newslettera lub kontakt z Administratorem.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3.7. Analityka, statystyka i personalizacja
Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę na wykorzystanie plików cookies lub podobnych technologii, dane dotyczące korzystania ze Sklepu mogą być przetwarzane w celach analitycznych, statystycznych, reklamowych lub związanych z dostosowaniem treści do zainteresowań użytkownika.
Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych technologii znajdują się w Polityce plików cookies oraz w narzędziu służącym do zarządzania zgodami na stronie Sklepu.
§4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
4.1. Podanie danych niezbędnych do złożenia i realizacji Zamówienia jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić realizację Zamówienia.
4.2. Podanie danych w celu otrzymywania newslettera lub innych treści marketingowych jest całkowicie dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu w Sklepie.
4.3. Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, jednak brak danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi na zapytanie.
§5. Komu mogą być przekazywane dane
5.1. W zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, w szczególności:
a) firmom kurierskim, przewoźnikom i operatorom punktów odbioru przesyłek, w tym podmiotom należącym do grupy InPost oraz DPD – w zakresie niezbędnym do realizacji dostawy;
b) dostawcom usług płatniczych oraz usług wspierających proces zakupowy, w tym dostawcy rozwiązania InPost Pay, jeżeli Klient korzysta z takiej metody;
c) dostawcom usług hostingowych, serwerowych, informatycznych oraz podmiotom utrzymującym i rozwijającym Sklep;
d) podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, prawne lub audytowe;
e) dostawcom narzędzi służących do obsługi poczty elektronicznej i newslettera;
f) dostawcom usług analitycznych, statystycznych lub marketingowych – jeżeli korzystanie z takich usług wymaga zgody użytkownika i zgoda ta została udzielona;
g) bankom oraz instytucjom finansowym – w zakresie wymaganym do obsługi płatności lub zwrotu środków;
h) organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
5.2. W zależności od charakteru współpracy podmioty te mogą przetwarzać dane jako podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora albo jako odrębni administratorzy danych, zgodnie z właściwymi przepisami oraz własnymi zasadami przetwarzania danych.
5.3. Administrator nie sprzedaje danych osobowych Klientów.
§6. Jak długo przechowujemy dane
6.1. Dane związane z Zamówieniem i wykonaniem umowy są przechowywane przez okres niezbędny do jej realizacji, a następnie przez okres, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń związanych z umową.
6.2. Dokumentacja zawierająca dane, którą Administrator jest zobowiązany przechowywać na podstawie przepisów podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązków prawnych, jest przechowywana przez okres wynikający z tych przepisów.
6.3. Dane przetwarzane na potrzeby korespondencji są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia.
6.4. Dane wykorzystywane do wysyłki newslettera lub prowadzenia marketingu na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że dalsze ograniczone przechowywanie określonych informacji jest niezbędne do wykazania faktu udzielenia lub wycofania zgody albo obrony przed roszczeniami.
6.5. Dane techniczne i logi są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Sklepu.
6.6. Dane zbierane za pomocą cookies są przechowywane przez okres zależny od rodzaju danego pliku lub technologii, wskazany w Polityce plików cookies lub w panelu zarządzania zgodami.
§7. Prawa osób, których dane dotyczą
7.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – na zasadach określonych w RODO – prawo do:
a) uzyskania informacji o przetwarzaniu swoich danych oraz dostępu do nich;
b) sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
c) żądania usunięcia danych;
d) żądania ograniczenia przetwarzania danych;
e) przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych przez RODO;
f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
g) wycofania w dowolnym momencie zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
h) wniesienia skargi do organu nadzorczego.
7.2. Organem nadzorczym właściwym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7.3. W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:
lub pisemnie:
WooBrick sp. z o.o.
Chomranice 31
33-394 Chomranice
7.4. Przed realizacją żądania Administrator może, gdy jest to uzasadnione, podjąć odpowiednie działania w celu potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
§8. Pliki cookies i podobne technologie
8.1. Sklep korzysta z plików cookies oraz może korzystać z innych podobnych technologii polegających na przechowywaniu informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwaniu dostępu do informacji już przechowywanych na tym urządzeniu.
8.2. Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:
a) zapewnienia działania podstawowych funkcji Sklepu;
b) zapamiętania zawartości koszyka oraz ustawień użytkownika;
c) zapewnienia bezpieczeństwa strony;
d) prowadzenia statystyk i analiz dotyczących korzystania ze Sklepu;
e) dostosowania treści i reklam do zainteresowań użytkownika – jeżeli takie rozwiązania są wykorzystywane i użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.
8.3. Cookies i podobne technologie, które są niezbędne do wykonania transmisji komunikatu elektronicznego lub świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, mogą być wykorzystywane bez uzyskiwania odrębnej zgody w zakresie dopuszczonym przez przepisy prawa.
8.4. Wykorzystywanie cookies analitycznych, marketingowych lub innych technologii, które nie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, następuje po uzyskaniu odpowiedniej zgody, jeżeli zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy.
8.5. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać zgodę dotyczącą cookies za pomocą dostępnego na stronie narzędzia do zarządzania zgodami oraz ustawień swojej przeglądarki.
8.6. Wyłączenie cookies niezbędnych może wpłynąć na możliwość korzystania z części funkcji Sklepu, w szczególności koszyka lub procesu składania Zamówienia.
8.7. Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów plików cookies, ich celów, dostawców oraz okresów działania znajdują się w odrębnej Polityce plików cookies dostępnej na stronie Sklepu.
§9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
9.1. Niektórzy dostawcy narzędzi informatycznych, analitycznych, marketingowych lub innych usług wykorzystywanych przez Administratora mogą posiadać infrastrukturę lub podmioty powiązane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”).
9.2. Jeżeli w związku z korzystaniem z takich usług dochodzi do przekazania danych osobowych poza EOG, Administrator zapewnia stosowanie mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności:
a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych; lub
b) standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską wraz z odpowiednimi dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.
9.3. Informacje dotyczące konkretnych dostawców technologii wykorzystywanych za pośrednictwem cookies mogą być zawarte w Polityce plików cookies lub narzędziu do zarządzania zgodami.
§10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
10.1. Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
10.2. Jeżeli użytkownik udzieli odpowiedniej zgody na cookies marketingowe lub podobne technologie, informacje dotyczące jego aktywności mogą być wykorzystywane do dostosowania treści lub reklam do jego zainteresowań. Takie działania nie powodują automatycznego podejmowania decyzji wywołujących skutki, o których mowa w pkt 10.1.
§11. Bezpieczeństwo danych
11.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie stopnia bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych.
11.2. Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby i podmioty, które są do tego upoważnione i dla których dostęp jest niezbędny do wykonywania powierzonych im obowiązków.
11.3. Administrator podejmuje działania mające na celu ochronę danych w szczególności przed nieuprawnionym dostępem, bezprawnym wykorzystaniem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.
§12. Odnośniki do zewnętrznych stron internetowych
12.1. Sklep może zawierać odnośniki do stron internetowych, serwisów lub usług prowadzonych przez inne podmioty.
12.2. Po przejściu na stronę zewnętrzną przetwarzanie danych odbywa się na zasadach określonych przez podmiot prowadzący tę stronę lub usługę.
12.3. Administrator zachęca do zapoznania się z politykami prywatności podmiotów trzecich przed przekazaniem im danych osobowych.
§13. Zmiany Polityki Prywatności
13.1. Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:
a) zmian przepisów prawa;
b) zmian sposobu funkcjonowania Sklepu;
c) wprowadzenia nowych metod płatności, dostawy lub funkcjonalności;
d) zmiany wykorzystywanych narzędzi technologicznych;
e) zmiany sposobów lub celów przetwarzania danych.
13.2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest każdorazowo publikowana na stronie Sklepu.
13.3. Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania.